La regola di Wikipedia sulle immagini non libere, WP:NFCC, elenca dieci condizioni che un file protetto da copyright deve superare prima di poter comparire da qualche parte nell'enciclopedia. Il logo di un'azienda supera automaticamente la più severa. Le altre nove restano in vigore.
La più severa è la prima: non deve esistere, né essere possibile creare, un equivalente libero che svolga la stessa funzione. La fotografia di una persona vivente fallisce quasi sempre questa prova, perché chiunque abbia una macchina fotografica potrebbe, in teoria, andare a scattarne una libera. Un logo progettato apposta non si può sostituire allo stesso modo. Disegnarne una versione libera produce o una forma generica che nessuno riconoscerebbe, oppure una copia fin troppo fedele del disegno originale — altrettanto non libera quanto l'originale. Nessun equivalente libero potrebbe mai svolgere la stessa funzione, quindi la condizione più rigida della policy risulta già soddisfatta prima ancora che il file venga caricato.
Un contenuto non libero si usa solo dove non esiste, né è possibile creare, un equivalente libero che svolga lo stesso scopo enciclopedico.
Le altre nove condizioni non si piegano allo stesso modo. Il file deve avere la risoluzione più bassa compatibile con il suo scopo, non il rendering nitido che manda l'ufficio marketing. Può apparire in un solo punto: l'infobox della voce dedicata all'azienda o al prodotto che il logo identifica, mai in un elenco di clienti, nella pagina della capogruppo o ovunque finisca per essere ripreso un kit stampa. E richiede una motivazione scritta — non una generica dichiarazione di proprietà, ma una frase precisa che indichi la singola voce per cui l'eccezione è stata concessa.
Non tutti i loghi hanno bisogno di questa motivazione. Un marchio scritto in un carattere ordinario, con poco più di una riga o una forma semplice, spesso non ha alcun copyright da superare: resta sotto la soglia di originalità e, una volta etichettato correttamente, può essere usato ovunque nel progetto, non in una sola infobox. Gli uffici comunicazione restano spesso sorpresi di scoprire che il marchio ritenuto proprietario, in termini di diritto d'autore, non appartiene a nessuno.
Niente di tutto questo sopravvive automaticamente a un rebranding. La motivazione del vecchio file indica una voce e uno scopo precisi; quando un nuovo logo lo sostituisce lì, il vecchio diventa orfano, e un file non libero orfano ha un termine breve prima della cancellazione definitiva. Inviare la nuova grafica non risolve la questione da solo. Qualcuno deve comunque rimuovere il vecchio file, caricare il nuovo con una motivazione propria, e accettare che comparirà in un solo punto, alla risoluzione che un revisore riterrà davvero necessaria.
